Juhi sisseelamine uues ametis
Ühel hetkel muutusid sa suurepärasest müügimehest müügijuhiks või hoopis tippklassi sekretärist kontorijuhataks. Või oled hoopis laborandist muutunud laboratooriumi juhatajaks või edutati sind tootmistöölisest meistriks? Kui enne vastutasid ainult enese tulemuste eest, siis nüüd vastutad teiste ja nende käitumise ning tulemuste eest. Esimesed päevad juhirollis kujunevad kiireteks ja võivad alustava juhi segadusse ajada. Sulle esitatakse kohe terve rida uusi nõudmisi nii alluvatelt, ülemuselt kui ka teistelt üksuste juhtidelt. Sinult oodatakse osalemist erinevatel koosolekutel ning sa hakkad suure tõenäosusega vastutama oma üksuse eelarve eest.
Esimesed tööpäevad ja –nädalad võivad olla üsna määrava tähtsusega sinu edasisele karjäärile, sest selle aja jooksul kujuneb suuresti teiste arvamus sinust kui juhist. Sinu juhtimisstiil, nõudlikkus, tööharjumused, suhtlemine kolleegidega võivad kujuneda välja esimeste nädalate ja kuude jooksul ning hiljem on nende muutmine keerukas. Esimesest päevast peale hakkad sa koguma erinevaid juhi võimu ja autoriteedi allikaid, mille kasvatamine nõuab teadlikkust ja pidevat hoolt. Alljärgnevalt vaatleme olulisi tegevusi esimeste nädalate jooksul üksuse juhi ametikohal.
I Õpi kiiresti
Sinu esimeseks ülesandeks on koguda võimalikult palju informatsiooni oma üksuse tegevuse kohta, jättes esialgu kõrvale kogu organisatsiooni või teisi üksuseid puudutava info. Süsteemse info kogumise ja õppimise aluseks on 5 olulist küsimust:
* Millised on sinu poolt juhitava üksuse toodetavad tooted ja pakutavad teenused? Tooted või teenused ei pea olema tingimata lõpptoodang või teenused, mida sinu organisatsioon pakub välisklientidele. Teenus võib olla osutatud ka siseklientidele (näiteks võib selliseks teenuseks olla raamatupidamisosakonna poolt müügijuhtidele väljasaadetav iganädalane inforaport võlglaste kohta).
*Kes toodab neid tooteid ja pakub neid teenuseid? Kes konkreetselt on sinu üksuse pakutavate toodete tootjad ja teenuste osutajad – üksikisikud, grupid, meeskonnad?
* Kui kaua võtab aega toote tootmine või teenuse osutamine? Erinevad üksuse tulemid võtavad erineval määral aega. Klienditeenindaja võib päevas vastu võtta üle saja telefonikõne, üks meeskond võib suurt metallkonstruktsiooni ehitada mitmeid kuid. Uuele juhile on oluline saada üsna kiiresti aru, millised on senised ajakuluga seotud standardid tema üksuses.
* Kui palju toodetakse tooteid ja osutatakse teenuseid? Milline on senine tulemuslikkus viimase nädala, kuu, kvartali või aasta osas? Millised asjaolud tingisid resultatiivsuse kõikumise?
* Millised on peamised kaebused ja kvaliteediprobleemid, mille osas on sinu juhitavale üksusele tehtud etteheiteid? Milline on statistika klientide kaebuste ja kvaliteediprobleemide osas? Kui kliendirahulolu näitab languse märke, siis võid arvestada, et märkimisväärne osa sinu ajast ja närvidest hakkab esialgu kuluma nende probleemide lahendamisele.
Suur osa uutest juhtidest saavad juhiameti läbi ettevõttesisese edutamise ning sellisel juhul on neil eeltoodud küsimuste osas juba teave olemas. Seoses ameti muutumisega peaksid need juhid teadlikult muutma ka oma vaatenurka ja hoiakuid selle informatsiooni suhtes. Enam pole üldine tulemuslikkus ja kvaliteet teiste probleem, mille osas pole midagi võimalik ette võtta. Nüüdsest on olukorra muutmine sinu otsene ülesanne ja organisatsioon on andnud sulle võimu seda teha.
Esimesed kohtumised ja koosolekud
Eeltoodud küsimustele vastuste leidmine võib sõltuvalt üksuse suurusest ja protsesside keerukusest võtta uuel juhil aega 1-4 nädalat. Informatsiooni kogumiseks on sul vaja üsna esimestest päevadest peale korraldada kohtumised oma üksuse töötajate ning sinu üksusega koostööd tegevate võtmeisikutega (teiste osakondade juhid ja töötajad, kliendid, tarnijad jm.). Võta arvesse, et see protsess võib nõuda väga palju energiat ning suure tõenäosusega ei kujune sinu tööpäevad algusperioodil 8-tunnisteks.
Kohe esimesel päeval juhirolli asudes korralda koosolek oma üksuse töötajatega, mille käigus võiksid ennast tutvustada ja informeerida plaanist koguda tegevuse kohta informatsiooni. Kui oled uus juht, keda töötajad varasemast ajast veel ei tunne, siis on oluline, et sa küsiksid personaliosakonnast iga töötaja CV. Kui näitad kohtumisel töötajaga välja, et oled teadlik tema senisest karjäärist ja tulemustest, siis näitad välja oma põhjalikkust, lugupidamist ja hoolimist meeskonnaliikmetest. Üks viga, mida alustavad juhid algusperioodil sageli teevad on järgmine – juhid kujundavad enda hinnangud oma töötajate kohta teiste arvamuste alusel. Arvesta, et organisatsioonis võivad erinevatel asjaoludel kujuneda välja stamparvamused ühe või teise inimese oskuste, teadmiste ja hoiakute kohta. See võib tingida madalad ootused mõne meeskonnaliikme tulemuste osas nii teiste kui ka töötaja enda poolt. Kujunda oma arvamus välja oma töötajate ja nende potentsiaali kohta iseseisvalt. Anna igale töötajale õiglane võimalus ennast tõestada.
Kogutud info töötlemine
Esimeste tööpäevade ja –nädalatega kogud massiliselt erinevat laadi informatsiooni – statistikat, raporteid, dokumente, memosid, arveid jm. Sinu töölauale võib tekkida dokumendikuhi, mille osas peaksid koheselt seadma sisse mõningad reeglid, mis aitavad sul seda kontrolli all hoida:
* Jaga dokumendid kahte gruppi – „peab lugema“ ja „võib oodata“
* „Peab lugema“ pakis on ainult dokumendid, mis on olulised ja kiireloomulised.
* „Võib oodata“ paki võib jagada kolme alagruppi:
– Olulised ja mitte kiireloomulised
– Mitteolulised ja kiireloomulised
– Mitteolulised ja pole ka kiireloomulised (need pane laua alla paberkorvi)
* „Võib oodata“ dokumendid võiksid olla otseselt juhi vaateulatusest väljas, et need ei häiriks mõttetööd oluliste dokumentide kallal.
* „Peab lugema“ dokumendid on vaja seada prioriteetsuse järjekorda. Selleks anna neile A-, B- ja C- kategooria tähtsuse määratlus.
* Reserveeri endale igasse päeva 1-2 tundi, mille jooksul saad rahulikult tegeleda kirjatöö ja dokumentidega. Sobivaks ajaks on hommik või päeva lõpp.
* Dokumentidega töötades eralda suurem osa ajast „peab lugema“ pakile. Jäta väike osa ajast „võib oodata“ dokumentide kiireks ülevaatamiseks.
II Alusta oma juhikarjääri nõudliku ja õiglasena
Paljud esmatasandi juhid satuvad juhirolli saamisega olukorda, kus neil tuleb hakata kontrollima ja ka negatiivseid märkusi tegema inimestele, kes olid enne head töökaaslased ja sõbrad. Enamus inimestel on loomulik tahe meeldida teistele inimestele, kuuluda sõpruskonda, olla vastuvõetud ja populaarne. Arvestades seda tahet, teevad paljud kogenematud juhid suure vea – nad alustavad liiga heatahtlikult, seavad madalaid standardeid ja pole piisavalt nõudlikud. Arvesta, et palju raskem on muutuda aja jooksul vähemnõudlikust juhist rohkem nõudlikumaks kui vastupidi. Siit soovitus – alusta nõudliku ja range juhina ning näita oma heatahtlikkust välja siis, kui näed tulemusi, mis seda väärivad. Kahju küll, aga juhi positsioon toob kaasa tavaliselt suhete mõningase jahenemise oma töökaaslastega võrreldes ajaga, kui töötasite sama taseme spetsialistidena ühes osakonnas.
· Ära lase kunagi oma alluvatel ebaeetiliselt ära kasutada oma häid suhteid sinuga.
· Ära püüa olla meeldiv, kasvata selle asemel oma alluvate lugupidamist sinu vastu.
Sinu meeldivus oma töötajate silmis muutub iga päev ja iga sinu otsusega. See on muutuv väärtus. Paratamatult pead sa arvestama sellega, et pead võtma vastu ka ebapopulaarseid otsuseid. Töötajate lugupidamine sinu vastu on aga väärtus, mis on püsiv sõltumata erinevatest olukordadest, millesse sinu juhitav üksus võib sattuda. Töötajate lugupidav suhtumine on sinu enda teha – see põhineb õiglusel, erapooletusel, teadmistel ja konstruktiivsetel hoiakutel.
· Ära kunagi kommenteeri eelmise juhi otsuseid, tegevusi ja käitumist.
Sinult hakkavad eelmise juhi otsuste kohta arvamust küsima alluvad ning teised kolleegid sinu organisatsioonis. Ükskõik, milline sinu arvamus ka poleks, katsu vältida oma kommentaaride andmist eelmise juhi kohta. Ütle vastuseks, et sa ei tea, milline oli olukord ja tingimused ja seetõttu pole sul selle kohta oma seisukohta.
III Selgita välja oma ülemuse eelistused
Sinu juht võib hinnata kõrgelt alluvate põhjalikku ettevalmistust enne koosolekut, töötajate poolt oma otsekohese arvamuse väljaütlemist ning samas vihata hilinemist, familiaarsust jmt. Sinu tulemuslikkus juhina ei sõltu ainult tööst allapoole e. ainult oma alluvatega, vaid ka sellest, kuidas sa suhtled ülevalpool olevate inimestega organisatsiooni püramiidis. Pane tähele, milline on sinu ülemuse juhtimisstiil. Kas ta eelistab suulist või kirjalikku infot? Kas ta eelistab mitteformaalset või formaalset suhtlemist? Milline aeg tööpäeva jooksul on kõige parem temaga kohtumiseks ja oluliste küsimuste põhjalikuks arutamiseks? Õige probleemide arutamise ajastus on peaaegu sama tähtis, kui sinu poolt väljapakutava lahenduse õigsus. Milline aeg on selline, kus sinu ülemus eelistab omaette töötada? Kõige enam oskab selle kohta informatsiooni jagada tema sekretär või teised võtmeisikud, kes on temaga pikemalt koostööd teinud.
IV Ole lojaalne
Iga kord, kui teatad oma meeskonnale organisatsiooni otsusest muuta midagi töökorralduses, toob see suure tõenäosusega kaasa sinu meeskonna liikmete rahulolematuse. Sageli teevad juhid vea, kui tõmbavad piiri üksuse ja kogu organisatsiooni vahele tekitades sellega „meie ja nemad“- suhtumise. Eriti nõrk esitlus juhi poolt kujuneb juhul, kui otsust esitletakse oma ülemuse või kõrgemal seisva juhtkonna otsusena ning ennast ja üksust kujutatakse „ohvrina“, kes peab aktsepteerima ebaõiglust. Selliselt käitudes näitad välja ebalojaalsust oma ülemuse ning kogu organisatsiooni suhtes. Tulemuseks saad madala motivatsioonitasemega meeskonna, kellel puudub usk sinusse ja üksuse eesmärkidesse. Juht peab meeskonnale näitama täielikku veendumust selles, et ta usub oma meeskonna võimetesse ja seatud eesmärgi saavutamisesse. Edukas juht esitleb seatavaid eesmärke kui „meie eesmärke“. Eeltoodu ei tähenda, et sa pead juhina olema kogu aeg „jah-inimene“, kes võtab vaidluseta vastu kõik ülesanded. Lojaalsus tähendab ka seda, et sa ütled ausalt välja oma mõtted, kui näed sinu üksusele seatavates ülesannetes vastuolusid ja ebareaalsust. Sa võid seda teha kuni hetkeni kui otsus on vastu võetud. Alates hetkest, kui see on tehtud, hakka käituma kui inimene, kes on selle otsuse ise vastu võtnud (ainuke erand võib tekkida juhul, kui nõutav tegevus on ebaseaduslik või ebamoraalne).
Dmitri Volov