Kommunikatsioonivõrgustikud

Millisel määral vahetavad töötajad omavahel infot edukate ja mitteõnnestunud kliendikontaktide kohta? Milliseid kanaleid selleks kasutatakse? Selliste küsimuste esitamise ja analüüsimisega tegelevad kommunikatsiooniaudiitorid, kes analüüsivad organisatsioonides kujunevaid kommunikatsioonivõrgustikke.

Kommunikatsioonivõrku on võimalik määratleda kui “omavahel seotud indiviide, kes on omavahel seotud järjestikuse informatsiooni vooga” (Rogers, 1995). Informatsioonivõrgustikuga määratletud struktuur võib olla üsna erinev organisatsiooni ametlikust struktuurist. Sageli ei oska seda määratleda isegi kogenud töötajad, sest see võib olla väga keerukas. Nii näiteks võib firmas, kus on 100 töötajat, eksisteerida 4950 infokanalit ja seost.  Kommunikatsiooniline lähedus määrab, kui palju on kahel inimesel infokanaleid, mis on omavahel kattuvad. Inimesed, kellel on suur kommkommunikatsioonivorgustikudunikatsiooniline lähendus, kuuluvad ühte gruppi. Kommunikatsioonivõrgu võtmesõlmkohtades olevad inimesed on “rollitähed”, erinevaid gruppe ühendavad inimesed on “koordinaatorid”. Üksiku infokanali valdajad on “valvurid”, kes kontrollivad info liikumist. “Isoleeritud” on need töötajad, kelle pole teiste töötajatega seoseid.

Kommunikatsioonivõrgustikke on vaja uurida selleks, et saada aru info liikumisest, võimalikest takistustest ja leida lahendusi, et parandada info liikumist organisatsioonis, muutes sellega toimimist tõhusamaks. Halva infoliikumisega kaasnevad kulud võivad suures organisatsioonis olla väga suured. Kommunikatsioonivõrgustiku uurimine võib anda vastused küsimustele:

  • Kuivõrd jagavad organisatsiooni töötajad ühist arusaama firma missioonist?
  • Miks on mõned töötajad väga muutuste poolt või on väga nendele vastu?
  • Miks on mõned töötajad väga rahul või rahulolematud? Sageli on rahulolu kommunikatsiooniga otseselt seotud töörahuloluga.
  • Miks on osad töötajad pühendunumad teistega võrreldes?

Omavaheliste seoste kirjeldamise võimalused:

1. Seoste tugevus. Tugevaid seoseid iseloomustab kommunikatsiooniline lähedus. Teisalt on organisatsiooni arengu seisukohast oluline hoolitseda kaugemate ja nõrgemate seoste eest. Uuringud on näidanud, et nendest infokanalitest laekuv informatsioon on kasulikum (Rogers, 1995) tööalaste tulemuste  ja muutustele vastuvõtlikkuse seisukohast.

2. Tihedus. Kommunikatsioonivõrgu tihedus on määratletav suhtarvuna, millega määratletakse tegelike kommunikatsioonikanalite olemasolu maksimaalsega võrreldes. Sarnaselt tugevale võrgule on tihedus oluline eeldus üksteise toetuse tajumiseks organisatsiooni töötajate vahel. Eksisteerivad siiski ka arvamused, et tiheda kommunikatsioonivõrgu puhul on suurem vastuseis muutustele ja riskide võtmisele. (Papa, 1990). Albrecht, Hall ja Fulk on leidnud, et tihedus aitab inimestel paremini vastu võtta innovatsiooni ning sel on positiivne mõju ka suhtumisele uutesse kommunikatsioonitehnoloogiatesse. (1991, 1993)

3. Keerukus. Osad töötajad kommunikeeruvad ainult ühe teema raames, osad jällegi mitmete funktsioonide ja rollide kontekstis. Uuringud näitavad, et infovahetuse mitmekesisus aitab kaasa stabiilsele ja suuremale infovahetusele, sellised võrgud on toetavamad ning mõjusamad. (Albrecht, Hall, 1991)

4. Tsentraliseeritus. Tsentraliseeritus  toob kaasa suurema vertikaalse diferentseerituse, suurema hulga “isoleerituid”, väiksema arvu “koordinaatoreid”. Madalam tsentraliseeritus aitab kaasa laiemale info levikule, suuremale kaasatusele.

Kommunikatsioonivõrgud võivad olla erinevad ka erinevate teemade puhul. Tööalase info vahetamisel kujunev võrk on erinev sotsiaalsest võrgust ning formaalne infovahetuse struktuur ei pruugi kokku langeda informaalse võrgustikuga.

Kommunikatsioonivõrku on võimalik kaardistada erinevate meetoditega. Üheks kaardistuse võimaluseks on paluda töötajatel märkida üles kõik vastuvõetavad ja saadetavad sõnumid ning kontaktid. See on väga vaevarikas uuringu vorm, mille usaldusväärsuse aste langeb ajaga kiiresti. Selle uuringu läbiviimise eelduseks on laiapõhjaline kokkulepe kogu organisatsioonis, mis tagab kõigi osalemise ja selle tulemusena ka uuringu valiidsuse.  Uuringu teeb keerukaks ka määratluste umbmäärasus – raske on täpselt hinnata, milline struktuur on “formaalne” või “mitteformaalne”. Alternatiivseks võimaluseks on uuringu läbiviimine organisatsioonis juhuvalimi alusel, kuid selle koostamisel järgitakse rangelt statistilisi nõudeid.

Uuringu läbiviimiseks on vajalik läbida järgmised etapid:

  1. Andmete kogumise planeerimine. Kes osalevad uuringus, milline on andmete kogumise meetod,  millised sõnumite teemad on olulised, milliseid töötajate gruppe hinnatakse? Oluline on valimi koostamisel jälgida vastavust ka organisatsiooni ja gruppide demograafilisele struktuurile.
  2. Andmete kogumine. Isiklik vaatlus, elektrooniline andmete kogumine (küsimustikud)
  3. Andmete töötlus. Kui uuringusse on kaasatud kõik organisatsiooni töötajad, siis on oluline, et igast üksusest on küsimustele vastanud üle 50-75% inimestest. Andmete analüüsil on oluline hinnata kogutud andmete usaldusväärsust vastavalt statistikanõuetele.
  4. Kommunikatsioonivõrgu analüüs. Tulemuste visuaalseks esitamiseks on võimalik kasutada vastavaid tarkvaralahendusi. Andmete töötlus eeldab arusaamist
  5. Andmete interpreteerimine. Andmete kontrolliks on vaja mittevastavuste puhul uurida ka nende põhjuseid, erinevate üksuste tajude erinevusi. Tuleb otsida ootustest erinevaid tulemusi. Selles faasis koostavad konsultandid ka soovitused konkreetsete üksuste lõikes (millise üksuse inimesed tajuvad konkurentsi, isoleeritust, kaugust, vähest toetust jne)

 

Allikas: Porter, T. Adrian, A. (2004).  Diagnosing Communication Networks.