Pane aeg lendama!

Küllap oled sinagi mõne tööpäeva lõpus mõelnud – küll täna läks päev ikka kiiresti ja nii palju sai ära tehtud! Siis lööd ettevõtte ukse tagantkätt kinni ja enam tööasjadele ei mõtle enne järgmist hommikut.  Kindlasti oled tundnud ka vastupidist olukorda – kõik tundub kontrolli alt väljas olevat, sa oled pideva pinge all, ei suuda keskenduda, ei leia uusi mõtteid või inspiratsiooni ja ei saa oma tegemisi ka kuidagi käima.

Kui hea oleks iga päev tunda ennast suurepäraselt, kontrollida olukorda ka kiirel ajal. Sa võid palju enam ära teha ja teha seda stressivabalt, kui arvestad järgmisega:

  1. Sinu tahtejõud on otseses seoses sinu võimega lõõgastuda.
  2. Mida enam on sul mõtetes erinevaid tegevusi ja projekte (nii koduseid kui töiseid), seda vähem jõuad sa neid ära teha.
  3. Inimesed kasutavad sarnaselt arvutile nn. “operatiivmälu”, mille abil lahendatakse erinevaid tööülesandeid.
  4. Mida rohkem hoiad oma “operatiivmälus” erinevaid lühiajaliselt olulisi fakte, projekte, ideid, plaane jm, seda aeglasem oled sa tööülesannete lahendamisel.
  5. Parimaks võimaluseks oma jõudluse tõstmisel on luua info töötluse süsteem, mille abil puhastad oma mõtetest koormava informatsiooni ja saad pühendada oma tähelepanu sajaprotsendiliselt konkreetsele eesseisvale tegevusele.

Probleem pole kunagi selles, kuidas leida uusi ja innovatiivseid mõtteid, vaid kuidas vabaneda oma vanadest mõtetest. Iga inimvaim on kui maja, mis on täis iganenud mööblit – puhasta selles kasvõi üks nurgake ja see täitub loovusega.

Info töötlemise süsteem peaks olema piisavalt laiahaardeline ja samas võimalikult lihtne ja igapäevaselt kasutatav ja usaldusväärne. Süsteemi loomiseks on võimalikud nii kaasaegsed infotehnoloogilised kui ka vanamoelised paberitel ja kaustadel põhinevad abivahendid. Kõik sinu eraelu ja tööga seotud ülesanded, ideed ja projektid võiksid läbida järgmisi faase: kogumine, töötlus, planeerimine ja elluviimine.

I faas – kogumine

Alustuseks võiksid võtta ette valge paberi ja kirjutada sellele välja kõik projektid, ideed ja planeeritud tegevused, mis võivad olla seotud nii töö kui ka isikliku eluga – nende hulgas võivad olla  kõned, e-mailid, planeeritud raportid, kohtumiste ettevalmistus,  kliendid, personal, ettevõtte plaanid, oluline lugemismaterjal, konverentsid, osalemine erialaliidu tegemistes, kolleegidele antud lubadused, perekonna üritused, puhkuseplaanid, autorehvide vahetus jne.jne. Nimekiri võib kujuneda päris pikaks.

Selle harjutuse tulemusena tekib inimesel tavaliselt 2 emotsiooni – esiteks stress ja teiseks mõningane kergendus. Stress tekib sellepärast, et sa võid leida nimekirjast päris palju asju, mille osas oled endale andnud lubaduse, kuid pole seda täitnud. Isegi juhul, kui mõni nendest tegevustest pole sinu jaoks prioriteetne, on see sulle stressi allikaks, sest iga endale antud lubaduse murdmisega vähendad sa iseenda usaldusväärsust ja enesehinnangut. Lubaduste käsitlemisel on sul kolm võimalust – ei anna üldse lubadusi, pead kinni antud lubadustest või kehtestad uued lubaduste täitmise tingimused või tähtajad. Oluline on iga tegevuse suhtes kujundada selge hinnang.

Kuhu koguda?

  1. Füüsilised abivahendid – paberkaustad, dokumendisahtlid, märkmelehed, päevikud.
  2. Elektroonilised abivahendid – MS Outlook, Google Calendar, CRM süsteemid, pihuarvutid jm
  3. Diktofon
  4. E-mail

Oluline on info kogumisvahendite puhul arvestada kolme kriitilise teguriga – kasutusmugavus, piiratud arv ja regulaarne töötlemine. Nii näiteks pole mõtet investeerida kallitesse pihuarvutitesse või elektroonilistesse kliendihaldustarkvaradesse, kui nende kasutamine on ajakulukas ja ebamugav. Samuti pole mõtet kasutada info kogumisel näiteks posti-it kleepse, mis on laiali erinevates kohtades alates telefonilauast kuni käekoti sügavusteni, mida revideerid kord aastas. Hea oleks teadvustada enda jaoks selged 2-3 info kogumise keskust, mida oled harjunud töötlema regulaarselt.

II faas – töötlus

Iga sissetulnud infokillu osas on meil vajalik esimesena määratleda, kas on praegu vajalik midagi selle osas ette võtta.

Kui vastus on EI, siis on meil võimalik kasutada ühte järgmistest valikutest:

  1. minema visata/kustutada
  2. säilitada (“kunagi hiljem”, “võibolla”, “ideed” – nimekiri)

Kui vastus on JAH, siis on järgmised valikud:

  1. info läheb projektide nimekirja (kui tulemuse saavutamine hõlmab mitut tegevust või inimest)
  2. info läheb otse planeerimisse

Iga projekti osas on meil vaja selgelt läbi mõelda, milline on projekti tulemus ja milline on projektiga seotud järgmine tegevus. Projektide haldamiseks võiks olla projektide nimekiri ning see võiks olla eraldi nii töö- kui ka eraelu puudutavate projektide osas. Projektide nimekirja loomiseks võib samuti kasutada üldlevinud IT-lahedusi nagu MS Outlook (tööülesannete nimekiri), Google Calendar (luues selleks eri liiki kalendreid) või  samahästi võib luua nimekirju ka paberil.

III faas – planeerimine ja elluviimine

Iga tööülesande või projekti tegevuse kohta, mille osas otsustasime, et meil on neid vaja ellu viia,  on meil kolm valikut:

1. Tee see kohe ära. Paljusid ülesandeid, mis meile igapäevaselt laekuvad, ei ole vaja eraldi planeerida. Kasuta nende puhul kahe minuti reeglit – ülesanded, mille teostamine võtab vähem kui kaks minutit, tuleb kohe ära teha.  Siia alla võib kuuluda vastamine e-mailidele, kus küsitakse sinu arvamust või kinnitust, mõned lihtsamad telefonikõned jne.

2. Delegeeri. Võimalikul ülesannete delegeerimisel peab arvestama, et tavaliselt kuulub heade delegeerimistavade juurde ka kontroll ja tagasiside ning selle tagamiseks peaks meil olema ülevaade delegeeritud ülesannete kohta. Selleks koosta eraldi nimekiri.

3. Lükka elluviimine edasi. Edasilükatavad ülesanded on mõistlik jagada kahte kategooriasse: a) konkreetse ajaga seotud ülesanded, mille puhul saame neid planeerida konkreetsele päevale ja kellaajale, kasutades selleks kalendrit; b)ajaga mitteseotud ülesanded, mida kavatseme ellu viia esimesel võimalusel. Viimaste jaoks on kasulik luua samuti nimekiri või koguda materjalid eraldi kausta.

Comments are closed.

Post Navigation